Las claves de la dirección

Como primera entrada del blog quiero tratar un tema esencial sobre cómo dirigir a nuestro equipo y como organizarnos nosotros mismos para afrontar los retos. Más adelante se tratarán temas específicos y explicaré con casos reales más concretos una serie de temas que pueden ayudar a mejorar las Operaciones, hacerlas más efectivas y eficientes.

La Dirección de las Operaciones requiere siempre la gestión de equipos y recursos, siendo necesario emplearse a fondo. En general, para hacer algo de manera profesional hay que tener una metodología estructurada y para ello la personalidad es muy importante y marca el estilo de dirección. Además se necesitan habilidades de liderazgo, capacidad de análisis, iniciativa y resiliencia para alcanzar el éxito.

Algunos directivos lo hacen bien y otros, de forma caótica. Puedes guiarte utilizando tu instinto, pero a lo largo de mi carrera solo he conocido a una persona que se valía únicamente de esto para dirigir y que realmente lo hiciera bien. Por lo general, tenemos que crear y depurar nuestra manera de hacer las cosas, un estilo de dirección que nos caracteriza.

Esto es necesario desarrollarlo con la experiencia, pero para mí, las claves de la Dirección son muy simples y consisten básicamente en saber dónde estoy, decidir a dónde quiero ir y conducir de manera controlada hacia ese objetivo.

Dicho de otra manera, tienes que:

- Analizar la situación.

- Definir objetivos.

- Planificar estrategias.

Analizar la situación ¿Dónde estoy?

Cuando te enfrentas a un reto o tienes que dirigir un equipo debes conocer como es tu área de responsabilidad, cuáles son tus limitaciones, qué problemas tienes que afrontar a medio y largo plazo, cómo es tu equipo, como son tus instalaciones, etc. En definitiva, tienes que conocer el entorno donde te vas a mover.

En todo caso, es necesaria una forma sistemática, y recomiendo el DAFO porque es la más utilizada en estrategia. Explicado de forma sencilla, se trata de analizar los aspectos positivos y negativos dentro y de fuera de la organización.

Para realizar correctamente un análisis DAFO, debes tener un conocimiento suficiente del negocio o bien, rodearte de personal que lo tenga y haberte ganado su confianza.

Dejo aquí algunos links que me han parecido interesantes para consultar y profundizar en el tema.

Definir objetivos ¿hacia dónde quiero ir?

Ya tenemos analizada la situación, sabemos en qué somos buenos, cuáles son nuestros puntos débiles, qué amenaza nuestro negocio y qué oportunidades se presentan a nuestro alcance. Lo siguiente es saber hacia dónde queremos conducir a nuestro equipo. Para este cometido, en mi etapa de consultor utilizaba mucho este grafico:

Que significa esto:

Tienes que comparar cómo está tu industria respecto de lo que hacen tus competidores y otras industrias similares para definir puntos a mejorar.

Eso es un Benchmarking.

Tienes que saber lo que espera tu compañía. Te han contratado para algo y posiblemente te hayan fijado unos objetivos concretos. Yo lo llamo Estrategia Corporativa, ya te viene marcada y es lo primero a lo que tienes que dar respuesta.

Pero esto no es suficiente, necesitas anticiparte. Si empleas tu tiempo en dar respuesta a las necesidades que te han marcado y atendiendo a las mejores prácticas actuales, cuando termines de llevar a cabo tu plan estarás desfasado. Para evitar esto, debes analizar también la evolución tecnológica y las tendencias para anticiparte. Solo así podrás alcanzar el Liderazgo.

Planificar estrategias ¿Cómo voy a llegar?

Ya tenemos los objetivos definidos, sabemos lo que queremos, que no es poco….

Ahora se trata de poner en movimiento los recursos disponibles para alcanzar esos objetivos.

Para esto debemos trazar estrategias, desplegar planes, asignar recursos y hacer un seguimiento para asegurar que efectivamente estamos acercándonos hacia el objetivo.

Vamos por partes:

- Establecer estrategias: Son las líneas generales de lo que se pretende hacer. El directivo marca las estrategias y deja que el equipo despliegue planes y tácticas alineados con la estrategia.

- Desplegar planes y asignar recursos: Cada estrategia lleva aparejado un conjunto de planes que debe llevar a cabo el equipo, es la materialización práctica de la estrategia. Estos planes son un conjunto de tareas operativas que deben asignarse en alcance y plazo de tiempo a los miembros del equipo así como dotarlo de los medios técnicos y del presupuesto adecuado. Esta es la planificación estratégica: hacer planes concretos a partir de estrategias generales. Una de las claves del éxito es que estos planes estén bien definidos y detallados.

- Seguimiento: ¿Cómo de efectivos están siendo mis planes? ¿Me estoy acercando realmente a mis objetivos? ¿Tengo que revisar mis planes o estrategias para alinear mejor los esfuerzos?

Si no puedes dar respuesta a las preguntas anteriores puede que estemos derrochando recursos en una dirección equivocada. Por eso es necesario definir unas métricas que te permitan conocer el grado de avance hacia los objetivos.

Tienes que definir y actualizar periódicamente unos indicadores clave o KPI (Key Performace Indicators) para ver si vas ganando o perdiendo el partido. Este seguimiento de tu equipo lo debes hacer periódicamente, revisando eficacia de los planes, estrategias y siempre actualizando los KPI.

Para la elaboración de estrategias, la matriz del DAFO nos puede ayudar respondiendo a estas cuestiones:

- Supervivencia: Cómo cubrir las Debilidades minimizando el impacto de las Amenazas.

- Defensiva: Cómo afrontar las Amenazas valiéndonos de nuestras Fortalezas.

- Adaptación: Cómo aprovechar las oportunidades para reducir nuestras debilidades

- Ofensiva: Cómo aprovechar las Oportunidades empleando nuestras Fortalezas

Si eres capaz de dar respuesta sistemática a las cuestiones planteadas en la figura, tienes un gran paso dado para establecer estrategias. Ahora tendrás que desplegar los planes como un conjunto de tareas para llevar a cabo cada una de ellas.

Todo lo expuesto anteriormente se resume en este gráfico que brilla por su sencillez:

A partir de ahora, antes de actuar, analiza dónde estás, define hacia dónde quieres ir, planifica y realiza las acciones que creas necesarias para llegar. Este es el método que siempre hay que utilizar para alcanzar una meta.