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Facilitando la toma de decisiones efectivas ¿Sabes cuánto vale una decisión acertada en el momento preciso? El éxito en el negocio se basa precisamente en esto, en el acierto de las decisiones en el momento adecuado. Las tecnologías de Información y Comunicación aplicadas a las Operaciones nos ayudan decisivamente y consiguen que seamos mas eficientes, y que alcancemos metas más exigentes. Las TICs permiten la comunicación de los equipos con otras instalaciones y la salida de información sobre sí mismos a otros equipos y usuarios. La conectividad de todos los sistemas conduce a sistemas de producción más autónomos y fábricas inteligentes, donde los sistemas de producción, los componentes y las personas se comunican a través de una red y la producción es más fiable y efectiva. El avance de las TIC debe cambiar la forma en que trabajan las personas y directivos. Todo esto requiere un cambio de mentalidad, una forma diferente de trabajar donde las tareas rutinarias se realizan automáticamente por sistemas interconectados y los operadores trabajan a un nivel superior, pensando en lo que sucederá y cómo mejorarlo. Eso requiere personas más proactivas y calificadas con el potencial para un trabajo más eficiente. 1. Las TIC y la teoría del conocimiento Los sistemas de control automático instalados en las plantas de producción son equipados con interfaces de base de datos y registran continuamente la información del proceso de todos los sistemas de la planta. Sin embargo, lo que hay en las bases de datos es una gran cantidad de datos que por sí solos no son útiles. De acuerdo con las teorías más aceptadas, la información se compone de datos que está organizada y estructurada de una manera significativa. El conocimiento está asociado al proceso de comprensión de la información que, cuando se interioriza, se integra en los sistemas de relación y permanencia. La sabiduría o aprendizaje implica el concepto de oportunidad y está conformado por estructuras de conocimiento que permiten aprovechar el entorno. Para facilitar el proceso de conocimiento y aprendizaje, se deben desarrollar aplicaciones automáticas que organicen y estructuren los datos disponibles para generar y distribuir información, que las personas interioricen en el conocimiento y el aprendizaje. Esta es la herramienta de crecimiento del sistema diseñada para lograr la eficiencia y alcanzar el liderazgo. 2. LOS SISTEMAS DE CONTROL DIGITALES Los sistemas de control digitales son esenciales porque so esto los que proporcionan información del funcionamiento de los equipos y sistemas. Los sistemas de control eléctrico tradicionales, o puramente manuales, no pueden hacer esto. Los sistemas de control digital se basan en PLC y SCADA. La clave es que estos sistemas además de controlar los procesos son capaces de guardar los datos para su análisis en línea o posterior. Esto hace que el funcionamiento de los sistemas sea más fiable, facilita la operación, automatiza tareas y evita errores. Hoy en la industria es habitual tener estos sistemas controlando los equipos de producción, pero no en todos los casos se ha tenido en cuenta la gestión de los valiosos datos que nos pueden facilitar. 3. DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN OPERATIVA La digitalización de documentos y procedimientos, registros, listas de control y flujos de trabajo es un paso preliminar esencial para la aplicación de técnicas de información y comunicación. 3.1 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Digitalización de documentación técnica, procedimientos, registros y otros con el objetivo papel cero para que la localización y acceso a cualquier documento, Coordinación Oficial, Técnica, de Seguridad y PRL sea inmediata y accesible donde se deba consultar. Además, se deben establecer protocolos de seguridad y procedimientos de gestión de documentos digitales para la custodia, actualización y mantenimiento del Archivo Digital. Para que sea efectivo, toda la información operativa debe estar disponible desde cualquier PC de planta, tanto en oficinas como en talleres. 3.2 DIGITALIZACIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO Oto tema clave es la digitalización del control de procesos y flujos de trabajo, con objetivo de facilitar las tareas a los operadores de producción y técnicos de calidad y al equipo de mantenimiento. Con eso se permite: - Facilitar la gestión de la planta, ayudando a los operadores a completar adecuadamente la calidad y Registros de producción para ganar eficiencia y fiabilidad. - Registrar automáticamente los parámetros de proceso directamente por los equipos de producción, en lugar de manualmente. - Evitar errores de registro de datos al definir límites de control. El papel se lo traga todo, un sistema digital tiene reglas y limites. - Advertir inmediatamente de parámetros fuera de rango en el momento que son introducido en el sistema. - Eliminar completamente el papel dentro de la fábrica como riesgo de contaminación. - Disponer de una forma ágil y fiable de registros de trazabilidad en base de datos. 4. LA RED DE COMUNICACIONES Ya tenemos sistemas automáticos, digitalizado el control de proceso y almacenados los datos. Pero los datos aislados en los equipos de producción solo son útiles a medias. Es cierto que los datos de producción permiten informar al operario de desviaciones, pero la potencia que adquiere la gestión de los datos y la información se maximiza cuando los tenemos todos en donde se toman las decisiones tácticas y estratégicas. Para esto, los datos deben comunicarse a través de una red de comunicaciones industrial hacia los mandos intermedios y la dirección. Se debe disponer de unja arquitectura de red potente que permite la conexión de todos los autómatas, ordenadores de control y equipos de producción que están equipados con tecnología Ethernet para la comunicación, es la red de OT. Es importante separar esta red de la red de informática local o Red IT porque son requisitos diferentes y por requisitos de ciberseguridad. Estas redes solo deben tener un punto en común debidamente protegido con un firewall, y es exclusivamente para la transferencia de datos operativos. 5. CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS Todos los equipos de fábrica están conectados a las computadoras del Centro de Procesamiento de Datos de manera que permite centralizar toda la administración de la planta, alojar copias de seguridad de la información del proceso operativo y desarrollar todas las tecnologías de procesamiento de datos y de gestión de la información. 6. BASES DE DATOS Los equipos que están trabajando en el control de los procesos de la planta y los que están en el Centro de Procesamiento de Datos deben estar equipados con un potente motor de Base de Datos que permita el almacenamiento y explotación de los datos de proceso. La mayor parte de los sistemas utilizan SQL Server y Oracle Para no saturar los equipos operativos, se recomienda que los ordenadores que gestionan procesos repliquen sus bases de datos contra el servidor central en el CPD creando así copias desde donde se trabajan las aplicaciones de información y comunicación sin interferir con el trabajo de control de procesos y producción. 7. DESARROLLO DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN Pero desarrollar sistemas de control digital mediante la instalación de PLCs para el control de procesos, SCADAs para monitorización y adquisición de datos, bases de datos para grabación, no es suficiente. Para aprovechar el poder de las Tecnología de Información y comunicación aplicadas a las Operaciones necesitamos desarrollar aplicaciones de interfaz de usuario para extraer, analizar los datos registrados y obtener información útil para tomar decisiones más ágiles y eficientes en un entorno de producción complejo. En DELTAInnova® he desarrollado para varias empresas un sistema que optimiza la gestion de la información facilitando la toma de desiciones aertadas en el momento preciso. La estrategia es maximizar las tecnologías de la información y la comunicación para aprovechar las ventajas del mundo digital. 7.1 ESTRUCTURA ESTRATÉGICA Lo ideal es desarrollar con esta estructura estratégica: 7.1.1 NIVEL OPERATIVO Objetivo: Automatización de la producción, registro y gestión de datos para los operarios de la planta. Herramientas: Digitalización + Sistemas de control Digital (PLC + Scada+ App) 7.1.2 NIVEL TÁCTICO Objetivo: Herramientas de información y comunicación para el seguimiento de la producción, soporte de datos para la trazabilidad, información para logística y suministros para los mandos intermedios: Herramientas: Sistemas de Reporting + Dashboards 7.1.3 NIVEL ESTRATÉGICO Objetivo: Adquisición de KPI, análisis de tendencias, análisis de variabilidad de procesos para dirección. Herramientas: Business Intelligence + KPI + Cuadro de Mando de Operaciones 7.3 SISTEMAS DE REPORTING Ya tenemos miles de datos que han viajado por nuestra red de comunicaciones y las tenemos a salvo en bases de datos de los servidores industriales de la planta de fabricación. Ahora tenemos que sacarle partido. Tomar decisiones acertadas en tiempo real es esencial para la gestión de la producción, la calidad y el mantenimiento. Pero la inmensa cantidad de datos almacenados en el proceso no es útil por sí misma. Además, la sobrecarga de información es peor. Es por eso que el desarrollo de fórmulas y algoritmos para filtrar, procesar y disponer de la información en el lugar correcto en el momento adecuado es clave para una gestión efectiva. Para esto se desarrollan los sistemas de reporting, que son un conjunto de herramientas a nivel táctico cuyo objetivo es generar información útil a partir de los datos generados que ayuden a la toma de decisiones. Los informes de Operaciones deben cubrir los siguientes aspectos: INFORMACION OPERATIVA: Necesaria para disponer al final del turno o día para verificar que el trabajo se realiza de acuerdo con la planificación, recogiendo las principales incidencias y los datos operativos relevantes. Deben disponer información de la producción realizada, adherencias, cumplimiento de especificaciones de producto final, materias primas y materiales auxiliares, consumos, inventarios, contadores y otros datos para su control. INFORMACION DE TRAZABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES: Mediante los datos suministrados por los equipos de producción y los registros digitales de control de procesos se obtiene la información necesaria para garantizar la trazabilidad interna y el cumplimiento de las especificaciones del proceso de fabricación. INFORMACION DE EFICIENCIA DE LOS EQUIPOS: La monitorización del funcionamiento de las líneas de producción permite elaborar la información necesaria sobre la Eficiencia Global de los Equipos OEE para la mejora de los procesos. INFORMES TÉCNICOS, ENERGÉTICOS, DE SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTALES: Mediante los datos registrados en los procesos auxiliares de la planta sobre consumo de agua, electricidad, aire comprimido, rendimiento eléctrico, generación de aire, SIRs abiertos, pendientes, toneladas de CO2 emitidas, vertidos de agua, datos sobre sus características, facturación eléctrica, etc... La evaluación de los ratios y tendencias de esta información es fundamental para la detección de problemas, monitorización y optimización. Para mi, hay tres formas de acceder a esta información. Las tres son diferentes pero complementarias. Un buen sistema de reporting debería desarrollar las tres, cada cual donde sea mas necesaria: - SISTEMAS DE INFORMATION PULL - SISTEMAS DE INFORMACIÓN PUSH - LOS DASHBOARD 7.3.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN PULL Cuando se necesita consultar información de proceso, se pueden aprovechar los datos reales registrados por el sistema y las aplicaciones de procesamiento de información, buscar y filtrar en lugar de perderse en múltiples registros manuales en papel. Estas Aplicaciones de Nivel Táctico facilitan el trabajo de los departamentos de Producción, Calidad y Mantenimiento para obtener estadísticas sobre producción, paros, averías, cumplimiento de especificaciones, y permiten legalizar incidencias e investigar reclamaciones. Se tata de un conjunto de aplicaciones informáticas desarrolladas para obtener la información cuando se requiere. Los datos necesarios están en el sistema y la información se genera y se pone a disposición cuando es necesario. Obtiene la información solicitada, la selecciona, la prepara y la muestra en el formato deseado. Son aplicaciones que se adaptan a cada usuario (producción, calidad y mantenimiento) para facilitar y automatizar la gestión. 7.3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN PUSH ¿Necesitas información basada en datos reales de proceso todos los días para tomar decisiones? Para esto es más conveniente un sistema que procese automáticamente la información necesaria en vez de tener que buscarla y que la envé por correo electrónico. En ese caso, liberaría tiempo para buscar datos que podría usar para analizarlos y tomar mejores decisiones. Pull Information System es un Sistema de Información de Nivel Táctico que pone a disposición del equipo directivo toda la información necesaria para la toma de decisiones, informando turno a turno a través de documentos PDF y hojas de datos EXCEL para la gestión eficaz así como la coordinación entre departamentos. Es un completo sistema de informes automáticos que recopila datos, prepara informes sobre procesos clave y envía periódicamente de forma automática a los usuarios involucrados a través de una lista de distribución de un servicio de correo electrónico. El motor del sistema se pone en marcha cada cierto tiempo o al final de ciertos procesos, recopila todos los datos, elabora información relevante y la presenta en gráficos, tendencias, indicadores a los directivos y mandos intermedios que deben tomar decisiones. Mobile Reporting El sistema Pull envía los informes por correo electrónico corporativo a los PC de usuario o smartphones de los directivos y mandos intermedios. Se trata de Información obtenida directamente de los equipos de producción de forma automática que permite medir el rendimiento, mejorar la fiabilidad de los sistemas de producción y detectar problemas. La información en tiempo real permite tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, mejorando la fiabilidad y eficiencia de los procesos productivos. 7. 4 LOS DASHBOARDS Se trata de una Herramienta de Nivel Táctico que se ubican en las diferentes áreas de producción y control que permite la visualización de la información del proceso en tiempo real, lo que agiliza la detección de desviaciones y la resolución de incidencias antes de que causen mayores consecuencias. También es un instrumento de comunicación y coordinación entre departamentos, ya que permite alinear esfuerzos y acciones. Actualmente están en funcionamiento varios cuadros de mando y se está desarrollando un conjunto estructurado que permite un control exhaustivo de la planta desde todos los aspectos: planificación, producción, calidad y mantenimiento. 7. 5 BUSINES INTELLIGENCE, KPI, CUADRO DE MANDO INTEGRAL Los sistemas avanzados de gestión utilizan indicadores clave de rendimiento KPI para ver si han cumplido o no sus objetivos al final de un período, con una naturaleza puramente reactiva. No se puede hacer nada una vez que se cierra el período. Los KPIs deben estar disponibles en tiempo real de forma visible para todos los componentes del equipo, ayuda mucho a alcanzar los objetivos en el periodo previo al finalización, asegurando su cumplimiento. Se trata de pasar de una actitud reactiva a una proactiva. De una forma a otra, es necesario involucrar al personal operativo y a los gerentes de departamento para alinear sus resultados con los esperados y así alcanzar los objetivos. 8. POLÍTICA DEL SISTEMA DE CONTROL DIGITAL Esta figura representa la política del Proyecto de Sistema de Control Digital: La base del sistema son las personas, la cúspide son herramientas inteligentes, procesos automáticos de información y sistemas de informes, que internalizados por los empleados y directivos, generan conocimiento, aprendizaje y una inteligencia de negocios que impulsa el crecimiento de la empresa hacia el liderazgo.

Como primera entrada del blog quiero tratar un tema esencial sobre cómo dirigir a nuestro equipo y como organizarnos nosotros mismos para afrontar los retos. Más adelante se tratarán temas específicos y explicaré con casos reales más concretos una serie de temas que pueden ayudar a mejorar las Operaciones, hacerlas más efectivas y eficientes. La Dirección de las Operaciones requiere siempre la gestión de equipos y recursos, siendo necesario emplearse a fondo. En general, para hacer algo de manera profesional hay que tener una metodología estructurada y para ello la personalidad es muy importante y marca el estilo de dirección. Además se necesitan habilidades de liderazgo, capacidad de análisis, iniciativa y resiliencia para alcanzar el éxito. Algunos directivos lo hacen bien y otros, de forma caótica. Puedes guiarte utilizando tu instinto, pero a lo largo de mi carrera solo he conocido a una persona que se valía únicamente de esto para dirigir y que realmente lo hiciera bien. Por lo general, tenemos que crear y depurar nuestra manera de hacer las cosas, un estilo de dirección que nos caracteriza. Esto es necesario desarrollarlo con la experiencia, pero para mí, las claves de la Dirección son muy simples y consisten básicamente en saber dónde estoy, decidir a dónde quiero ir y conducir de manera controlada hacia ese objetivo. Dicho de otra manera, tienes que: - Analizar la situación. - Definir objetivos. - Planificar estrategias. Analizar la situación ¿Dónde estoy? Cuando te enfrentas a un reto o tienes que dirigir un equipo debes conocer como es tu área de responsabilidad, cuáles son tus limitaciones, qué problemas tienes que afrontar a medio y largo plazo, cómo es tu equipo, como son tus instalaciones, etc. En definitiva, tienes que conocer el entorno donde te vas a mover. En todo caso, es necesaria una forma sistemática, y recomiendo el DAFO porque es la más utilizada en estrategia. Explicado de forma sencilla, se trata de analizar los aspectos positivos y negativos dentro y de fuera de la organización. Para realizar correctamente un análisis DAFO, debes tener un conocimiento suficiente del negocio o bien, rodearte de personal que lo tenga y haberte ganado su confianza. Dejo aquí algunos links que me han parecido interesantes para consultar y profundizar en el tema. Definir objetivos ¿hacia dónde quiero ir? Ya tenemos analizada la situación, sabemos en qué somos buenos, cuáles son nuestros puntos débiles, qué amenaza nuestro negocio y qué oportunidades se presentan a nuestro alcance. Lo siguiente es saber hacia dónde queremos conducir a nuestro equipo. Para este cometido, en mi etapa de consultor utilizaba mucho este grafico: Que significa esto: Tienes que comparar cómo está tu industria respecto de lo que hacen tus competidores y otras industrias similares para definir puntos a mejorar. Eso es un Benchmarking. Tienes que saber lo que espera tu compañía. Te han contratado para algo y posiblemente te hayan fijado unos objetivos concretos. Yo lo llamo Estrategia Corporativa, ya te viene marcada y es lo primero a lo que tienes que dar respuesta. Pero esto no es suficiente, necesitas anticiparte. Si empleas tu tiempo en dar respuesta a las necesidades que te han marcado y atendiendo a las mejores prácticas actuales, cuando termines de llevar a cabo tu plan estarás desfasado. Para evitar esto, debes analizar también la evolución tecnológica y las tendencias para anticiparte. Solo así podrás alcanzar el Liderazgo. Planificar estrategias ¿Cómo voy a llegar? Ya tenemos los objetivos definidos, sabemos lo que queremos, que no es poco…. Ahora se trata de poner en movimiento los recursos disponibles para alcanzar esos objetivos. Para esto debemos trazar estrategias, desplegar planes, asignar recursos y hacer un seguimiento para asegurar que efectivamente estamos acercándonos hacia el objetivo. Vamos por partes: - Establecer estrategias: Son las líneas generales de lo que se pretende hacer. El directivo marca las estrategias y deja que el equipo despliegue planes y tácticas alineados con la estrategia. - Desplegar planes y asignar recursos: Cada estrategia lleva aparejado un conjunto de planes que debe llevar a cabo el equipo, es la materialización práctica de la estrategia. Estos planes son un conjunto de tareas operativas que deben asignarse en alcance y plazo de tiempo a los miembros del equipo así como dotarlo de los medios técnicos y del presupuesto adecuado. Esta es la planificación estratégica: hacer planes concretos a partir de estrategias generales. Una de las claves del éxito es que estos planes estén bien definidos y detallados. - Seguimiento: ¿Cómo de efectivos están siendo mis planes? ¿Me estoy acercando realmente a mis objetivos? ¿Tengo que revisar mis planes o estrategias para alinear mejor los esfuerzos? Si no puedes dar respuesta a las preguntas anteriores puede que estemos derrochando recursos en una dirección equivocada. Por eso es necesario definir unas métricas que te permitan conocer el grado de avance hacia los objetivos. Tienes que definir y actualizar periódicamente unos indicadores clave o KPI (Key Performace Indicators) para ver si vas ganando o perdiendo el partido. Este seguimiento de tu equipo lo debes hacer periódicamente, revisando eficacia de los planes, estrategias y siempre actualizando los KPI. Para la elaboración de estrategias, la matriz del DAFO nos puede ayudar respondiendo a estas cuestiones: - Supervivencia: Cómo cubrir las Debilidades minimizando el impacto de las Amenazas. - Defensiva: Cómo afrontar las Amenazas valiéndonos de nuestras Fortalezas. - Adaptación: Cómo aprovechar las oportunidades para reducir nuestras debilidades - Ofensiva: Cómo aprovechar las Oportunidades empleando nuestras Fortalezas Si eres capaz de dar respuesta sistemática a las cuestiones planteadas en la figura, tienes un gran paso dado para establecer estrategias. Ahora tendrás que desplegar los planes como un conjunto de tareas para llevar a cabo cada una de ellas. Todo lo expuesto anteriormente se resume en este gráfico que brilla por su sencillez: A partir de ahora, antes de actuar, analiza dónde estás, define hacia dónde quieres ir, planifica y realiza las acciones que creas necesarias para llegar. Este es el método que siempre hay que utilizar para alcanzar una meta.